Zásady ochrany osobných údajov

1. Kto spracúva vaše osobné údaje

Prevádzkovateľom webovej stránky najSRO a prevádzkovateľom osobných údajov pri prijímaní dopytov a objednávok, komunikácii so záujemcami a poskytovaní vlastných služieb je:

BBA FinAssets s. r. o., so sídlom Obchodná 2, 811 06 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 54 920 582 (ďalej len „BBA“ alebo „prevádzkovateľ“).
E-mail na otázky a uplatňovanie práv: info@bba.sk
Telefón: +421 905 642 622

Pri právnych službách spolupracujeme s AK LEXHART s. r. o., so sídlom Mierová 25, 821 05 Bratislava, IČO: 57 316 759, e-mail: advokat@aklexhart.sk (ďalej len „LEXHART“). Keď LEXHART spracúva osobné údaje pri výkone advokácie, vystupuje vo vzťahu k takémuto spracúvaniu spravidla ako samostatný prevádzkovateľ. Bližšie informácie uvádza na https://www.aklexhart.sk/ochrana-sukromia.

Tieto zásady sa vzťahujú na spracúvanie osobných údajov, za ktoré zodpovedá BBA. Nenahrádzajú samostatné informácie, ktoré je povinná poskytnúť advokátska kancelária alebo iný samostatný prevádzkovateľ.

2. Koho sa tieto zásady týkajú

Najmä návštevníkov webu, záujemcov o naše služby, objednávateľov založenia alebo zmien v s. r. o., klientov služieb sídla alebo účtovníctva, fyzických osôb konajúcich za právnické osoby, budúcich alebo súčasných spoločníkov a konateľov, konečných užívateľov výhod, splnomocnencov a kontaktných osôb, ako aj ďalších osôb uvedených v podkladoch nevyhnutných na vybavenie konkrétnej služby.

3. Aké osobné údaje spracúvame

V závislosti od požadovanej služby môžeme spracúvať najmä:

• identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, rodné číslo, štátna príslušnosť, adresa pobytu, údaje z dokladov totožnosti a ďalšie zákonom vyžadované údaje; rodné číslo a kópie dokladov spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu a pri splnení zákonných podmienok;
• kontaktné údaje: e-mailová adresa, telefónne číslo, korešpondenčná adresa a údaje potrebné na dohodnutie stretnutia;
• údaje súvisiace s obchodnou spoločnosťou: obchodné meno, sídlo, predmety podnikania, údaje o spoločníkoch, konateľoch a konečných užívateľoch výhod, výška vkladov, obchodné podiely, spôsob konania a údaje potrebné na vyhotovenie listín a registračné konania;
• zmluvné, platobné a komunikačné údaje: obsah dopytu a objednávky, voľba služby alebo benefitu, zmluvná dokumentácia, fakturačné údaje, údaje o úhrade, korešpondencia a záznamy o vybavovaní požiadaviek;
• údaje pri službe sídla: údaje oprávnených zástupcov spoločnosti, kontakty na doručovanie oznámení a nevyhnutné evidenčné údaje o prijatých zásielkach;
• údaje pri účtovných a mzdových službách: údaje obsiahnuté v účtovných, daňových, personálnych a mzdových podkladoch, a to v rozsahu príslušnej zmluvy a zákonných povinností; pri spracúvaní údajov v mene klienta platia aj pravidlá uvedené v časti 6;
• technické údaje o používaní webu: IP adresa, dátum a čas prístupu, údaje o zariadení alebo prehliadači, bezpečnostné a prevádzkové záznamy a údaje súvisiace s používanými súbormi cookies.

Údaje osobitných kategórií podľa čl. 9 GDPR nespracúvame ako bežnú súčasť objednávkového formulára. Ak sú nevyhnutné napríklad v rámci konkrétnej mzdovej agendy, spracúvajú sa len za splnenia osobitných zákonných podmienok.

4. Na aké účely a na akom právnom základe údaje spracúvame

a) Odpoveď na dopyt, vypracovanie ponuky a komunikácia. Osobné údaje používame na vybavenie vašej otázky, spätné zavolanie, prípravu cenovej ponuky a nadväzujúcu komunikáciu. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak ide o kroky pred uzatvorením zmluvy na žiadosť fyzickej osoby, alebo čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, najmä pri komunikácii so zástupcom právnickej osoby. Oprávneným záujmom je vybavovanie dopytov a rozvoj zmluvných vzťahov.

b) Prijatie a vybavenie objednávky. Údaje spracúvame na objednanie a koordináciu založenia s. r. o., zmien v spoločnosti, dohodnutie stretnutia, prípravu podkladov a poskytovanie objednaných služieb. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR pri zmluve s fyzickou osobou; pri osobných údajoch zástupcov a ďalších osôb, ktoré nie sú zmluvnou stranou, najmä čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Oprávneným záujmom je riadne splnenie zmluvného vzťahu so zákazníkom a zabezpečenie požadovanej služby. Tam, kde právny predpis priamo ukladá povinnosť BBA, sa uplatňuje aj čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

c) Príprava právnych a registračných úkonov. Nevyhnutné údaje odovzdávame LEXHART na právne posúdenie, prípravu alebo autorizáciu dokumentácie a uskutočnenie príslušných úkonov. Poskytnutie údajov súvisí s vybavením objednanej služby podľa predchádzajúceho bodu. LEXHART určuje právne základy svojho následného spracúvania v rámci poskytovania právnych služieb samostatne podľa GDPR a predpisov upravujúcich výkon advokácie.

d) Poskytovanie sídla a súvisiaceho administratívneho servisu. Údaje používame na uzatvorenie a plnenie zmluvy o poskytnutí sídla, zabezpečenie súhlasu vlastníka, evidenciu a oznamovanie prijatých zásielok a komunikáciu s oprávnenými osobami. Právnym základom je podľa postavenia dotknutej osoby čl. 6 ods. 1 písm. b) alebo f) GDPR, prípadne písm. c), ak to vyžaduje právny predpis. Oprávneným záujmom je riadna správa služby a bezpečné doručovanie informácií klientovi.

e) Účtovné a mzdové služby. Ak BBA spracúva údaje vo vlastnom mene, napríklad pre svoju fakturáciu, účtovníctvo a zákonné povinnosti, právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a príslušné predpisy. Ak účtovníctvo alebo mzdy vedie pre klienta, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania údajov svojich zamestnancov, zákazníkov alebo dodávateľov, BBA môže vystupovať ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR a postupuje podľa zmluvy s daným klientom a jeho zákonných pokynov.

f) Fakturácia a plnenie zákonných povinností. Údaje uchovávame a spracúvame na vedenie vlastného účtovníctva, daňovú evidenciu a plnenie ďalších zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä v spojení so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a daňovými predpismi. Ak sa na konkrétnu činnosť vzťahuje zákon č. 297/2008 Z. z. (AML), spracúvanie povinnou osobou na zákonom určené účely sa vykonáva podľa príslušných ustanovení tohto zákona.

g) Bezpečnosť webu, prevádzka systémov a ochrana právnych nárokov. Technické a nevyhnutné prevádzkové údaje spracúvame na prevenciu zneužitia webu, riešenie incidentov a ochranu našich práv, ako aj práv klientov. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; oprávneným záujmom je ochrana informačných systémov, majetku a právnych nárokov.

h) Cookies a prípadné voliteľné technológie. Nevyhnutné technológie sa používajú na prevádzku webu. Ak web využíva analytické, marketingové alebo iné nepovinné cookies či obdobné technológie, aktivujú sa až po splnení podmienok na udelenie súhlasu podľa § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. a v prípadoch spracúvania osobných údajov podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

5. Komu môžu byť osobné údaje sprístupnené

Osobné údaje sprístupňujeme len v rozsahu potrebnom na príslušný účel, najmä týmto príjemcom alebo kategóriám príjemcov:

1. AK LEXHART s. r. o. - pri zabezpečovaní právnych služieb, príprave dokumentov, autorizácii a registračných úkonoch, v rozsahu súvisiacom s objednávkou;
2. príslušný registrový orgán a obchodný register - pri návrhoch na zápis, zmenu a výmaz údajov alebo pri ukladaní listín, v rozsahu vyžadovanom právnymi predpismi;
3. príslušný okresný (živnostenský) úrad - pri ohlasovaní živností a súvisiacich podaniach;
4. Finančná správa Slovenskej republiky a príslušný správca dane - pokiaľ sa údaje poskytujú na základe právneho predpisu, zákonnej výzvy alebo konkrétneho daňového či registračného postupu;
5. ďalšie príslušné orgány verejnej moci - napríklad pri plnení zákonných povinností v účtovnej a mzdovej oblasti;
6. vlastník alebo osoba oprávnená disponovať nehnuteľnosťou - len ak je to nevyhnutné na zabezpečenie poskytnutia sídla a súvisiacej dokumentácie;
7. poskytovatelia technickej infraštruktúry a podporných služieb - najmä webhosting, poskytovatelia e-mailovej a dátovej infraštruktúry, IT správy, prípadne rezervačného systému, v rozsahu potrebnom na ich činnosť a pri splnení pravidiel GDPR;
8. banky, poskytovatelia platobných služieb a odborní poradcovia - iba v súvislosti s platbami, vlastnými zákonnými povinnosťami alebo ochranou právnych nárokov.

Údaje pre Finančnú správu SR môžu byť v zákonom určených prípadoch poskytované priamo medzi príslušnými orgánmi verejnej moci bez toho, aby ich BBA odosielala opakovane. Samotné uvedenie príjemcu neznamená, že údaje každého klienta poskytujeme každému z uvedených subjektov. Rozsah závisí od objednanej služby a platných právnych predpisov.

6. Ako sú rozdelené úlohy medzi BBA a LEXHART

BBA zodpovedá ako prevádzkovateľ najmä za získanie a spracúvanie údajov vo webových formulároch, vybavenie objednávok, administratívnu komunikáciu, vlastnú fakturáciu a poskytovanie vlastných služieb. To, že BBA údaje prijíma cez web, však neznamená, že sa stáva prevádzkovateľom každého následného spracúvania inými subjektmi.

LEXHART pri samostatnom výkone advokácie koná ako samostatný prevádzkovateľ a podlieha aj zákonnej povinnosti mlčanlivosti a osobitným pravidlám pre advokáciu. Svoje povinnosti podľa GDPR plní vo vzťahu k vlastnému spracúvaniu nezávisle. Práva týkajúce sa spracúvania údajov v advokátskom spise možno uplatniť priamo u LEXHART na adrese advokat@aklexhart.sk.

BBA pri vedení účtovníctva pre klienta môže byť sprostredkovateľom osobných údajov, ak klient ako prevádzkovateľ určuje účely a prostriedky spracúvania. V takom prípade sa konkrétne povinnosti upravujú aj písomnou zmluvou alebo iným právnym aktom podľa čl. 28 GDPR. Ak BBA údaje spracúva na vlastné, zákonom uložené účely, vystupuje v rozsahu takéhoto spracúvania samostatne ako prevádzkovateľ.

7. Odkiaľ osobné údaje získavame

Predovšetkým priamo od vás pri vyplnení formulára, telefonickej alebo e-mailovej komunikácii a osobnom stretnutí. Údaje môžeme dostať aj od objednávateľa služby, splnomocneného zástupcu alebo inej oprávnenej osoby, prípadne ich v potrebnom rozsahu preveriť vo verejne prístupných registroch. Ak údaje nezískame priamo od dotknutej osoby, informačnú povinnosť podľa čl. 14 GDPR plníme spôsobom a v lehotách ustanovených GDPR, ak sa neuplatní zákonná výnimka.

8. Je poskytnutie údajov povinné?

Poskytnutie údajov označených vo formulári ako povinné je spravidla nevyhnutné na vybavenie dopytu alebo objednávky. Niektoré údaje vyžadujú priamo právne predpisy upravujúce založenie a zmeny obchodných spoločností, živnostenské oprávnenia, identifikáciu osôb alebo účtovníctvo. Ak potrebné údaje neposkytnete, nemusí byť možné pripraviť požadované dokumenty, uskutočniť podanie alebo poskytnúť objednanú službu. Na spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo zákonných povinností nevyžadujeme súhlas ako náhradný právny základ.

9. Ako dlho údaje uchovávame

Doba uchovávania závisí od účelu a právneho základu spracúvania:

• Dopyty bez uzatvorenia zmluvy: najviac 12 mesiacov od poslednej vecnej komunikácie, ak nevznikne iný zákonný dôvod uchovania.
• Objednávky, zmluvy a komunikácia pri poskytovaní služieb: počas zmluvného vzťahu a po jeho skončení po dobu potrebnú na preukázanie riadneho plnenia a uplatňovanie alebo obranu právnych nárokov, s ohľadom na príslušné premlčacie lehoty.
• Účtovné doklady a účtovné záznamy BBA: spravidla 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, ak osobitný predpis alebo zákonný dôvod nevyžaduje dlhšie uchovanie (§ 35 zákona č. 431/2002 Z. z.).
• Údaje podliehajúce povinnostiam podľa AML predpisov: uchovávajú ich príslušné povinné osoby spravidla 5 rokov od skončenia zmluvného vzťahu alebo vykonania príležitostného obchodu, prípadne dlhšie za zákonných podmienok (§ 19 zákona č. 297/2008 Z. z.).
• Údaje spracúvané BBA ako sprostredkovateľom pre klienta: v súlade s dokumentovanými pokynmi klienta, zmluvou podľa čl. 28 GDPR a právnymi povinnosťami, ktoré sa na konkrétny prípad vzťahujú.
• Technické a bezpečnostné záznamy: len po dobu primeranú účelu zabezpečenia prevádzky, riešenia incidentov a ochrany práv, podľa reálne nastavených lehôt príslušných systémov.

Po uplynutí príslušnej doby údaje vymažeme, anonymizujeme alebo ďalej uchovávame len vtedy, ak existuje osobitný zákonný dôvod. Doby uchovávania údajov v registroch verejnej moci a advokátskych spisoch určujú príslušní samostatní prevádzkovatelia podľa svojich právnych predpisov.

10. Hosting a prenosy údajov mimo EÚ/EHP

Webová stránka je prevádzkovaná na webhostingu poskytovateľa Websupport, s. r. o., so sídlom v Slovenskej republike (https://www.websupport.sk). Pri používaní webu môže poskytovateľ hostingu spracúvať technické údaje o prístupe a údaje odoslané cez formuláre výlučne v rozsahu potrebnom na prevádzku webu a na základe pokynov prevádzkovateľa, ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR.

Osobné údaje z webu spravidla neprenášame do krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak by pri využívaní niektorého z podporných nástrojov (napríklad e-mailovej, analytickej alebo inej technickej služby) k takémuto prenosu dochádzalo, uskutoční sa len za podmienok kapitoly V GDPR, teda na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti alebo štandardných zmluvných doložiek a prípadných ďalších opatrení. Informácie o zárukách konkrétneho prenosu vám na žiadosť poskytneme prostredníctvom uvedeného kontaktného e-mailu.

11. Aké máte práva

Za podmienok GDPR máte právo:

• na prístup k svojim údajom a na získanie informácií o ich spracúvaní (čl. 15);
• na opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov (čl. 16);
• na vymazanie údajov, ak sú splnené zákonné podmienky (čl. 17);
• na obmedzenie spracúvania (čl. 18);
• na prenosnosť údajov, ak sú splnené jej zákonné podmienky (čl. 20);
• namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme, pričom pri priamom marketingu máte právo namietať kedykoľvek (čl. 21);
• kedykoľvek odvolať súhlas, ak je konkrétne spracúvanie založené na súhlase, bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred odvolaním (čl. 7 ods. 3);
• podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77).

Žiadosť týkajúcu sa spracúvania údajov spoločnosťou BBA pošlite na info@bba.sk alebo poštou na adresu sídla. Žiadosť vybavíme v zákonných lehotách; pred poskytnutím údajov môžeme primerane overiť vašu totožnosť. Právo na vymazanie nie je absolútne a nemôže viesť k porušeniu zákonnej povinnosti uchovávania dokumentácie.

Dozorným orgánom je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; web: https://dataprotection.gov.sk/.

12. Cookies a nastavenia súkromia

Web môže používať technológie nevyhnutné na funkčnosť, bezpečnosť a zapamätanie nastavení. Ak sa používajú nepovinné analytické alebo marketingové cookies, je potrebný predchádzajúci preukázateľný súhlas; ich odmietnutie nesmie brániť využívaniu základných funkcií webu. Svoje rozhodnutie môžete upraviť v položke „Nastavenie cookies“ na webovej stránke. Prehľad konkrétnych používaných cookies, ich poskytovateľov, účelu a doby platnosti musí zodpovedať aktuálnemu technickému nastaveniu webu.

13. Automatizované rozhodovanie

Online formuláre slúžia na administratívnu prípravu služby. Dokumenty vyhotovuje a kontroluje advokát na základe údajov vložených do systému. BBA nevykonáva pri vybavovaní objednávok výlučne automatizované individuálne rozhodovanie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami v zmysle čl. 22 GDPR. Právne úkony zabezpečované advokátskou kanceláriou podliehajú odbornému posúdeniu príslušného advokáta.

14. Ochrana údajov a zmeny týchto zásad

BBA prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zmenou a zneužitím. Prístup k údajom sa obmedzuje na osoby a dodávateľov, ktorí ho potrebujú na splnenie určenej úlohy a sú viazaní primeranými povinnosťami ochrany a dôvernosti.

Tieto zásady môžeme aktualizovať najmä pri zmene zákona, rozsahu služieb alebo technického fungovania webu. Aktuálne znenie je sprístupnené na webovej stránke najSRO spolu s dátumom účinnosti.